Organizar un evento es una tarea desafiante, pero con una buena planificación y estructura, puede convertirse en una experiencia muy gratificante. En este episodio del podcast, Javi Santos y Esther Morote comparten su experiencia y consejos para gestionar eventos con éxito, desde la fase de planificación hasta la ejecución y el cierre.



Fases clave en la organización de eventos



Para garantizar el éxito de un evento, es fundamental dividir el proceso en tres fases principales:



1. Pre-evento



Esta fase es crucial, ya que determina el desarrollo del evento. Algunos aspectos fundamentales son:




Definir el objetivo del evento: Saber qué se quiere lograr (networking, ventas, formación, entre otros).



Presupuesto y recursos: Determinar los costes y los elementos disponibles para la organización.



Selección del lugar: Adaptado a las necesidades del evento y los asistentes.



Plan de contingencia: Tener un plan B ante imprevistos como problemas climáticos o técnicos.



Proveedores y logística: Coordinación de catering, material técnico y equipos de trabajo.



Marketing y difusión: Promoción del evento para atraer asistentes y patrocinadores.



Escaleta del evento: Un cronograma detallado con todas las actividades y responsabilidades.



Coordinación del equipo: Asignar roles y responsabilidades para evitar confusiones el día del evento.




2. Durante el evento: Ejecución y adaptabilidad



El día del evento, es fundamental asegurarse de que todo fluya según lo planeado:




Gestionar imprevistos: Contar con un equipo preparado para resolver cualquier situación inesperada.



Facilitar el networking: Crear espacios y oportunidades para que los asistentes interactúen.



Supervisar la experiencia del asistente: Garantizar un ambiente cómodo y organizado.



Coordinación: Seguir la escaleta y adaptarse a los cambios sin que afecten a la experiencia del evento.



Uso de tecnología: Asegurar la correcta utilización de equipos audiovisuales y herramientas digitales.




3. Post-evento: Cierre y evaluación



Una vez finalizado el evento, el trabajo aún no ha terminado. Es importante:




Recopilar feedback: Evaluar la satisfacción de los asistentes, patrocinadores y equipo de trabajo.



Análisis del evento: Identificar aciertos y áreas de mejora para futuros eventos.



Cierre económico: Asegurar que todas las facturas y pagos pendientes estén resueltos.



Memoria del evento: Documentar los resultados y aprendizajes obtenidos.



Agradecimientos: Mantener una buena relación con patrocinadores, asistentes y colaboradores.




La organización de eventos es una tarea compleja que requiere planificación detallada, coordinación y capacidad de adaptación. Dividir el proceso en fases y contar con un equipo bien preparado hará que el evento sea un éxito y deje una experiencia positiva en los asistentes.



Si quieres conocer más detalles y anécdotas sobre organización de eventos, no te pierdas el episodio.



¡Dentro podcast!

Ver todos los episodios