Hola qué tal te habla Jorge Santiago y te doy una cordial bienvenida a este tu podcast, hoy estamos ya en el episodio 25 el día de hoy continuamos hablando sobre el tema de delegar que iniciamos la semana pasada, en el episodio hablamos que como identificar las tareas a delegar y los bloqueos principales al delegar, hoy hablaremos del proceso de delegación, si no has escuchado el episodio anterior te recomiendo escucharlo primero y regresar a escuchar este.

este episodio esta dedicado al usuario @aaemprender en Instagram.

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Bueno, pues ahora si vamos a entrar en el tema.

En el tema de delegar, podemos identificar 2 grandes grupos de tareas, las que se necesitan hacer exactamente igual todo el tiempo, que son las vaciles de delegar y por otro lado las tareas que requieren un criterio especifico para una toma de decisión.

Las primeras las llamaremos tareas sistemáticas y las tareas de responsabilidad

En ambos casos se requiere iniciar por un proceso directivo, es decir, le diremos que se debe hacer exactamente, y le explicaremos como se hace.

Posteriormente pasamos a un proceso de supervisión, es decir supervisaremos el trabajo y los resultados de las tareas que se están realizando.

Por ultimo pasamos a un proceso de Coucheo, donde simplemente fungiremos como asesores, para deslindarnos de la tarea a realizar.

Esto se consigue con 4 etapas.

La etapa 1) Yo lo hago y tu me ves.
es la primera etapa donde la persona es totalmente ajena al proceso, reconoce los criterios y las medidas necesarias para hacer la tarea, en este caso, haremos que la persona a la cual le vamos a delegar la tarea nos haga de sombra, observando, tomando notas y haciendo preguntas sobre como funciona y cual es el proceso para hacer esa tarea.

La etapa 2) Yo lo hago tu me ayudas.
En esta segunda etapa, la persona ya conoce el contexto de la situación y la información necesaria para hacer la tarea, es decir tiene la teoría únicamente y empezaremos a involucrarla pidiendo que nos ayude con ciertas partes, aunque los responsables por la tarea, la persona contribuye, podemos ir haciendo preguntas y que la persona nos vaya guiando mientras nosotros hacemos la tarea.

En estas 2 primera etapas el rol que tenemos en el directivo, es decir nosotros dirigimos las accione y explicamos exactamente como queremos que se hagan las cosas y los resultados que se esperan.

La etapa 3) Tu lo haces yo te ayudo.
En esta tercera etapa intercambiamos los papeles, la persona después de conocer la teoría e ir practicando un poco, ahora seremos nosotros quienes iremos supervisando que se siga el proceso correcto y que se haga de la manera correcta para obtener los resultados deseados, pero ya no somos directamente nosotros quienes lo hacemos, esta etapa es muy importante porque les permite a la persona ir ganando experiencia y a la vez sentirse confiado pues sabe que cuenta con nuestro apoyo si es que todavía no lo domina al 100%

La etapa 4) Tu lo haces yo te Veo.
Esta ultima etapa, nosotros nos limitaremos a observar como se realizan las actividades, que los procesos se respeten y que las secuencias sean las correctas, limitándonos únicamente a intervenir si es que se esta cometiendo algún error grave en el proceso, porque solo intervenir si es un error grave, porque debemos dejar que las personas cometan sus propios errores para obtener una retroalimentación útil y dimensionar las consecuencias de los errores, obviamente si es un error que costara mucho tiempo o dinero es vital que intervengamos y corrijamos a tiempo.

En estas ultimas 2 etapas anotamos un rol de supervisión, es decir, ya explicamos la información y el contexto, así como el procedimiento y los resultados esperados, ahora es momento de asegurarnos que la persona es capaz de hacer la actividad correctamente.

Tips para delegar efectivamente

No esperes que las tareas sean 100% efectivas al principio, maneja un margen de error, siempre y cuando la calidad final sea aceptable.

Se especifico en el resultado pero flexible en el proceso, muchas veces al memento de delegar nos encontramos con que las personas encuentran formas y métodos mas efectivos para realizarla, en ese caso, permite que se experimente, mide y si el cambio es positivo, implementa ese cambio como nueva parte del proceso

Delimita indicadores.
Los indicadores le permitirán saber a la persona que tan bien esta haciendo lo que se le esta pidiendo y se motivara a alcanzar los números, ya que si se basa solo en “esta bien” no hay manera de medir, mejorar y optimizar.


Este proceso es super efectivo para tareas sistemáticas, ahora, recuerdas que hablamos de un proceso directivo, un proceso de supervisión y un proceso de coucheo?

Hasta aquí hemos visto los 2 primeros, donde quedo el tercero? El tercero se ocupa en las actividades que necesitan desarrollar un criterio para la toma de decisiones.

Generalmente cuando queremos delegar áreas donde la persona deberá tomar decisiones de responsabilidad, es donde tenemos que asegurarnos que la persona entiende el criterio y la filosofia en la cual basarse para tomar decisiones aun cuando nosotros no estemos, y que la decisión este alineada a lo que nosotros hariamos o esperaríamos.


Proceso para crear criterio y toma de decisiones

Esto es para tareas que requieran un criterio de toma de decisiones donde tú cómo dueño quieres descargar responsabilidades no solo tareas, ya que será la única manera de que las cosas puedan seguir trabajando sin ti, y que los resultados sean los que esperas.

Con este proceso, tu equipo sabrá qué criterio usar para tomar decisiones siempre alineados a la filosofía del negocio y a la decisión que tú tomarías.

Para este segundo proceso la persona ya debió haber pasado previamente por el primero.

Paso 1) Haz exactamente lo que se diga.
Este paso 1 podría decirse que es la conclusión del primer proceso, si lo hiciste bien, las personas deberías saber que hacer exactamente y saber que se espera de su trabajo.

Paso 2 Analiza la situación y explica lo que harías.
Cuando son tareas o decisiones en las cuales puede haber varias variables, es decir no siempre será el mismo contexto, es donde entramos en este segundo nivel.

La persona a la cual se delego la tarea o la decisión, necesita analizar la situación, tomar en cuenta la data disponible y tomar una decisión, esa decision presentártela a ti, y justificar porque cree que es la decisión correcta, así como los pros y contras de esa decisión, al final eres tu quien decidirá que se hace pero podrás observar si su criterio es el correcto, en caso contrario deberas indicarle porque esa decisión no es la mejor y en que te basas para tomar la decisión, recuerda que tu como lider debes ser congruente y tomas decisiones basadas en la filosofia de la empresa y no basada en tus estados de animo.

Paso 3 Genera criterio, toma la decisión y solo confirma antes de ejecutar.

Despues de entrenar a la persona en el nivel 2, entonces pasamos al nivel 3, donde le soltamos un poco, dejamos que la persona empiece a tomar decisiones, y solo será necesario que confirme contigo antes de ejecutar para evitar algún error. En el nivel anterior tu tomabas la decisión, en este nivel solo confirmaras que todo este bien

Nivel 4 Toma las decisiones, Ejecuta y genera informes.

En este ultimo nivel hemos logrado delegar la responsabilidad al 100% la persona no solo conoce el contexto, la información y los resultados esperados, sino que ya conoce los criterios y la filosofia necesario para tomar una decisión correcta, tu ya no eres indispensable en las operaciónes, la clave aquí es delimitar los informes que se deben generar, así como los Kpis de su puesto o actividad, esto tiene una doble función, la primera es ayudarle a ser consiente de los resultados que esta generando y por otro lado te permitirá tener un punto de evaluación para saber si se están haciendo las cosas correctamente.

Recuerda que al delegar todos ganan

La persona en la que delegas desarrolla sus capacidades y esta mas preparado y comprometido con el negocio o la empresa

TU liberas tiempo para dedicarlo a tareas mas importantes

El negocio crece y colocas los cimentos para poder crecer tu negocio

Tus clientes ganan porque no tendrán que estar dependientes específicamente de ti, si no que al existir un protocolo se puede dar solución a las dudas o los problemas

Es el primer paso para lograr que tu negocio funcione sin ti

Esto es todo por el día de hoy, realmente espero que esta información te este siendo útil, si es así, déjame un comentario, una valoración de 5 estrellas en iTunes o me gusta, comparte con alguien mas a quien le pueda ayudar este contenido y así podemos llegar justos a mas personas.

Te mando un abrazo y nos estamos escuchando en el siguiente episodio!!

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